Κανονισμός Λειτουργίας του Συνεδριακού Κέντρου Πανεπιστημίου Πατρών

Το Συνεδριακό και Πολιτιστικό Κέντρο του Πανεπιστημίου Πατρών (ΣΠΚ) διοικείται από Ειδική Επιστημονική Επιτροπή (ΕΕΕ) στην οποία προεδρεύει ο/η εκάστοτε Πρύτανης και συμμετέχουν: ο αρμόδιος Αναπληρωτής Πρύτανη, τρία μέλη ΔΕΠ του Πανεπιστημίου Πατρών (εκ των οποίων το ένα έχει τον ρόλο του  Συντονιστή των Εκδηλώσεων και Δραστηριοτήτων του ΣΠΚ) και ο/η Προϊστάμενος της Διεύθυνσης Δημοσίων Σχέσεων & Εξωστρέφειας του Πανεπιστημίου Πατρών.

Η ΕΕΕ έχει την ευθύνη λειτουργίας του ΣΠΚ, τη διαμόρφωση της πολιτικής παραχώρησης καθώς και τον έλεγχο / διαχείριση της διαδικασίας παραχώρησής του. Η ΕΕΕ συνεδριάζει τουλάχιστον μία φορά κάθε μήνα ύστερα από σχετική πρόσκληση του Πρύτανη ή του Συντονιστή. Ύστερα από σχετική πρόταση του Συντονιστή, στις συνεδριάσεις της ΕΕΕ μπορεί να συμμετέχουν χωρίς δικαίωμα ψήφου, ο από την Σύγκλητο ή τον/την Πρύτανη διορισμένος Τεχνικός Σύμβουλος του ΣΠΚ, καθώς και ο εκάστοτε Πρόεδρος της Εταιρείας Αξιοποίησης και Διαχείρισης Περιουσίας Πανεπιστημίου Πατρών.

Το ΣΠΚ παραχωρεί τις εγκαταστάσεις του, σύμφωνα με τον παρόντα κανονισμό, για τη διεξαγωγή εκδηλώσεων ακαδημαϊκού και πολιτιστικού ενδιαφέροντος, καθώς και σχετικές υπηρεσίες υποστήριξης τους.

Η παραχώρηση των εγκαταστάσεων καθώς και η παροχή υπηρεσιών κοστολογούνται σύμφωνα με το εκάστοτε Τιμοκατάλογο, ο οποίος διαμορφώνεται από την ΕΕΕ ενώ η οικονομική διαχείριση γίνεται μέσω της Εταιρείας Αξιοποίησης & Διαχείρισης της Περιουσίας του Πανεπιστημίου Πατρών (ΕΑ&ΔΠ).

Το ΣΠΚ διατίθεται για συνέδρια, συναυλίες, διαλέξεις, εκδηλώσεις, ημερίδες, προβολές, θεατρικές και χορευτικές παραστάσεις, ηχογραφήσεις, τεχνικές και εταιρικές παρουσιάσεις με αναγνωρισμένο επιστημονικό-τεχνικό ή και καλλιτεχνικό επίπεδο και αντικείμενο που δεν εμπίπτουν στους περιορισμούς του Άρθρου 4.

Με βάση τα παραπάνω, το ΣΠΚ διατίθεται σε φυσικά ή Νομικά Πρόσωπα, Δημόσιες Επιχειρήσεις ΝΠΔΔ και ΝΠΙΔ, Πνευματικά Ιδρύματα, Επιστημονικούς Φορείς, Οργανισμούς, Επιμελητήρια, Σωματεία, Συλλόγους, Πολιτιστικές Ομάδες ή άτομα κατά την κρίση της ΕΕΕ και κατόπιν αίτησής τους.

  1. Με την υποβολή ενυπόγραφου εντύπου «Αίτησης» για χρήση των χώρων τουλάχιστον ένα μήνα νωρίτερα από την ημερομηνία διεξαγωγής της εκδήλωσης και στη συνέχεια την υπογραφή σχετικής Σύμβασης (άρθρο 5 του παρόντος).
  2. Το αίτημα για την παραχώρηση εγκρίνεται ή απορρίπτεται σύμφωνα με τους όρους του παρόντος από την ΕΕΕ.
  3. Αιτήματα από τυχόν οφειλέτες (ανεξόφλητες υποχρεώσεις) δεν γίνονται δεκτά.
  4. Η απόρριψη του αιτήματος για οποιοδήποτε λόγο δεν δημιουργεί αξίωση κατά του ΣΠΚ ή/και του Πανεπιστημίου.
  5. Η πρώτη σειρά καθισμάτων της Κύριας Αίθουσας Ι.1 και του Αμφιθεάτρου Ι.4 δεν θα διατίθεται προς πώληση εισιτηρίων από τον εκάστοτε διοργανωτή εκδήλωσης, προκειμένου να καλύπτει την πιθανότητα συμμετοχής των μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας του Πανεπιστημίου Πατρών.

  1. Όταν υπάρχει ήδη σύμβαση ή προκράτηση για τις συγκεκριμένες ημερομηνίες.
  2. Όταν το αντικείμενο της εκδήλωσης είναι αντίθετο με το κοινό αίσθημα, εναντιώνεται των στόχων του Πανεπιστημίου ή μπορεί να προκαλέσει ταραχές σύμφωνα με την κρίση της ΕΕΕ.
  3. Όταν ο αιτών έχει παραβεί στο παρελθόν όρους του παρόντος ή οποιασδήποτε σύμβασής του με το Πανεπιστήμιο.
  4. Ύστερα από τεκμηριωμένη απόφαση της ΕΕΕ.
  5. Η απόρριψη του αιτήματος για οποιοδήποτε λόγο δεν δημιουργεί αξίωση κατά του ΣΠΚ ή/και του Πανεπιστημίου.

  1. Μετά την έγκριση του αιτήματος ο ενδιαφερόμενος καλείται να υπογράψει τη σχετική σύμβαση και το αντίστοιχο Τεχνικό Δελτίο (αφορά μόνο τη χρήση του Αμφιθεάτρου Ι.1), μέσα σε αποκλειστική προθεσμία επτά (7) ημερών από την έγγραφη ενημέρωσή του (έντυπη ή ηλεκτρονική), καταβάλλοντας ταυτόχρονα την προβλεπόμενη προκαταβολή (20% επί του συνολικού ποσού).
    Διευκρινίζεται ότι στην περίπτωση ακύρωσης της εκδήλωσης λόγω υπαιτιότητας του/των διοργανωτή/διοργανωτών, η προκαταβολή δεν επιστρέφεται.
    Η διαδικασία αυτή πρέπει να έχει ολοκληρωθεί τουλάχιστον τριάντα (30) ημέρες πριν την διεξαγωγή της εκδήλωσης.
  2. Τρεις (3) ημέρες πριν από την εκδήλωση καταβάλλεται από τον/τους συμβαλλόμενο/συμβαλλόμενους – διοργανωτή/διοργανωτές, επιπλέον 30% επί του συνολικού ποσού. Αν περάσει άπρακτη η ανωτέρω προθεσμία των τριών (3) ημερών, χωρίς να έχει καταβληθεί το επιπλέον ποσοστό 30% του τιμήματος τεκμαίρεται η αυτόματη και μονομερής ανάκληση του αιτήματος αποδοχής χωρίς να δημιουργούνται αξιώσεις κατά του ΣΠΚ.
  3. Η μη εκπλήρωση των ανωτέρω προϋποθέσεων δεν συνεπάγεται οιαδήποτε αξίωση αποζημίωσης από τον/τους διοργανωτή/διοργανωτές κατά του ΣΠΚ.

  1. Η ανάκληση γίνεται με έγγραφη δήλωση του ενδιαφερόμενου (αιτούντος).
  2. Αν η Αίτηση ανάκληση περιέλθει στο ΣΠΚ πριν από την υπογραφή της σχετικής σύμβασης, ο ενδιαφερόμενος δεν επιβαρύνεται οικονομικά, ενώ αν περιέλθει μετά την υπογραφή, παρακρατείται ολόκληρο το ποσόν της προκαταβολής.
  3. Αν η ματαίωση οφείλεται σε λόγους ανωτέρας βίας, όπως αυτή προβλέπεται από το Νόμο, το ΣΠΚ έχει το δικαίωμα να επιβάλει στον ενδιαφερόμενο την καταβολή ολόκληρου ή μέρους μόνο του συμφωνηθέντος ποσού.

Τα δικαιώματα για τη χρήση του ΣΠΚ αναφέρονται στον παρόντα κανονισμό λειτουργίας και έχουν ως ακολούθως:

    1. Για απλή διάθεση της Αίθουσας:
      Κατά την υπογραφή της Σύμβασης καταβάλλεται ως προκαταβολή το 20% των δικαιωμάτων του Πανεπιστημίου, άλλως η Σύμβαση θεωρείται άκυρη. Το υπόλοιπο χρηματικό ποσό (80%) εξοφλείται ως κάτωθι:

      • το αργότερο τρεις (3) ημέρες πριν από την διεξαγωγή της εκδήλωσης καταβάλλεται το 30% του συνολικού ποσού
      • Η εξόφληση καταβάλλεται το αργότερο εντός 20 ημερών από την πραγματοποίηση της εκδήλωσης.
    2. Δεν προβλέπεται κανενός είδους παράτασης στις παραπάνω προθεσμίες, οι οποίες θωρούνται αποκλειστικές και απολύτως δεσμευτικές για την παραχώρηση των αιτούμενων χώρων.
    3. Από τους παραπάνω όρους απαλλάσσονται εκδηλώσεις στις οποίες διοργανωτής αποτελεί μέλος ΔΕΠ του Πανεπιστημίου Πατρών.
    4. Η χρήση των χώρων και λοιπών υπηρεσιών του ΣΠΚ γίνεται χωρίς τους παραπάνω οικονομικούς όρους, για τις ακόλουθες περιπτώσεις:
      • δ1) Κεντρικές εκδηλώσεις του Ιδρύματος.
      • δ2) Υποδοχή πρωτοετών φοιτητών από τα Τμήματα του Ιδρύματος.

  1. Οι τεχνικές παροχές, οι Υπηρεσίες, ο Εξοπλισμός καθώς και στοιχεία σχετικά με τους παρεχόμενους χώρους, δίνονται στην ηλεκτρονική διεύθυνση του ΣΠΚ  (https://confer.upatras.gr/ypodomes/#equipment).
  2. Η μίσθωση και χρήση των χώρων του ΣΠΚ περιλαμβάνει και την χρήση των εδράνων, καθισμάτων, προθηκών, πινάκων ανάρτησης(poster boards), φωτισμού, θέρμανσης/ψύξης, ασύρματου διαδικτύου, ηλεκτρικής παροχής, φορητού υπολογιστή και video projector, οθόνης προβολής καθώς και βασικής ηχητικής κάλυψης μέσω μικροφώνων και φωτισμού σκηνής συνεδριακής χρήσης. Το τεχνικό προσωπικό του ΣΠΚ είναι υπεύθυνο για την πλήρη υποστήριξη των χρηστών σε σχέση με τις παραπάνω τεχνικές παροχές καθ’ όλη τη διάρκεια της μίσθωσης.
  3. Για την κάλυψη εξ αποστάσεως εκδηλώσεων (live streaming), οι χρήστες εκτός από την ενοικίαση της αίθουσας, επιβαρύνονται με extra ποσό, όπως αυτό αναφέρεται στον τιμοκατάλογο του ΣΠΚ.
  4. Το ΣΠΚ παραδίδει τους χώρους καθαρούς, σε πλήρη λειτουργική κατάσταση και με κατάλληλα διαμορφωμένες τις θέσεις εδράνων προεδρείου και της σκηνής, ελεύθερους και κατάλληλους για συνεδριακή χρήση. Βασικές αλλαγές στις παραπάνω διατάξεις πραγματοποιούνται μετά από συνεννόηση με το τεχνικό προσωπικό του ΣΠΚ. Σε ειδικές περιπτώσεις είναι δυνατή η συμπληρωματική χρήση οθονών όταν αυτές είναι διαθέσιμες στο ΣΠΚ.
  5. Μίσθωση των Αιθουσών του ΣΠΚ επιτρέπει χρήση των φουαγιέ ή και εξώστη ή και διαδρόμων για τις ανάγκες της εκδήλωσης, έκθεση σχετικού υλικού και υποστήριξη από εταιρία εστίασης (catering). Η διάθεση και χωροθέτηση των χώρων αυτών για τις παραπάνω δραστηριότητες γίνεται με πλήρη ευθύνη του διοργανωτή με βάση οδηγίες από το προσωπικό του ΣΠΚ. Η χρήση των φουαγιέ για αντίστοιχες δραστηριότητες προβολής-εκθέσεων γίνεται επίσης με βάση τους παραπάνω κανόνες. Η αποκλειστική χρήση των φουαγιέ γίνεται με βάσει τον ισχύοντα Τιμοκατάλογο.
  6. Η χρήση των μεταφραστικών θαλάμων παρέχεται χωρίς επιπλέον κόστος μετά από αίτημα του διοργανωτή. Ο σχετικός εξοπλισμός και η μεταφραστική υπηρεσία αποτελούν αποκλειστική ευθύνη και μέριμνα του διοργανωτή.
  7. Η διαμόρφωση της σκηνής της Κυρίας Αίθουσας με πατάρια χορωδίας – ορχήστρας γίνεται μετά από την αντίστοιχη επιλογή στο Τεχνικό Δελτίο που αποτελεί μέρος της Σύμβασης και με κόστος που βαραίνει τον συμβαλλόμενο τόσο για την τοποθέτηση όσο και για την αποσυναρμολόγηση τους.
  8. Για συναυλίες στην Κυρία Αίθουσα του ΣΠΚ διατίθεται πιάνο με ουρά μετά από επιλογή του συμβαλλόμενου κατά τη Σύμβαση. Σε αυτή την περίπτωση, το ΣΠΚ αναλαμβάνει την υποχρέωση χορδίσματος του πιάνου.
  9. Μίσθωση της Κυρίας Αίθουσας του ΣΠΚ, επιτρέπει και χρήση σε αριθμό από καμαρίνια πίσω από την σκηνή της αίθουσας με την προϋπόθεση ότι έχει προηγηθεί σχετική επιλογή κατά τη Σύμβαση. Παροχή ζεστού νερού στα καμαρίνια γίνεται μετά από συνεννόηση με το προσωπικό του ΣΠΚ.
  10. Η ανάρτηση κινητών σκηνικών στοιχείων ή οθονών από τους μηχανισμούς σκηνής της Κυρίας Αίθουσας γίνεται μόνο με επιλογή του σχετικού πεδίου στο Τεχνικό Δελτίο από το διοργανωτή και μετά από συνεννόηση με το τεχνικό προσωπικό του ΣΠΚ, το οποίο και είναι υπεύθυνο για τον χειρισμό των σχετικών συστημάτων. Οποιαδήποτε συμπληρωματική χρήση των συστημάτων αυτών από το διοργανωτή, γίνεται με πλήρη ευθύνη του και μετά από υπογραφή σχετικής Υπεύθυνης Δήλωσης.
  11. Για την επιπλέον και εξειδικευμένη ηχητική και φωτιστική κάλυψη εκδηλώσεων, απαιτείται η χρήση του υπάρχοντος ειδικού εξοπλισμού του ΣΠΚ (εφόσον υπάρξει χρέωση παροχής υπηρεσίας φωτισμού), καθώς του έκτακτου ειδικού τεχνικού προσωπικού (ηχοληπτών-φωτιστών) του ΣΠΚ που είναι υπεύθυνοι και εκπαιδευμένοι για την ορθή χρήση και λειτουργία των συστημάτων αυτών. Οι υπηρεσίες αυτές κοστολογούνται με βάση τον σχετικό κατάλογο των Πρόσθετων Τεχνικών Υπηρεσιών. Χρήση – χειρισμός του εξοπλισμού και των διατάξεων από εξωτερικούς ηχολήπτες-φωτιστές γίνεται επιπρόσθετα και ανεξάρτητα της παραπάνω υπηρεσίας, με οικονομική συμφωνία και με την ευθύνη του συμβαλλομένου ως προς το τελικό τεχνικό-αισθητικό αποτέλεσμα. Σε αυτή την περίπτωση, οι τεχνικοί του ΣΠΚ έχουν την ευθύνη της αρχικής τοποθέτησης, διαμόρφωσης και ρύθμισης – ελέγχου ηχοστάθμης του εξοπλισμού του ΣΠΚ όπως και της αδιάλειπτης παρουσίας τους και παροχής βοήθειας καθ’ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης.
  12. Οι παραπάνω τεχνικές παροχές περιλαμβάνουν τη χρήση του ειδικού τεχνικού ηχητικού-φωτιστικού εξοπλισμού του ΣΠΚ, κατάλληλου για την κάλυψη συναυλιών και θεατρικών-χορευτικών παραστάσεων, όπως αυτός καταγράφεται στην ιστοσελίδα του ΣΠΚ. Οι υπηρεσίες ηχολήπτη και φωτιστή αφορούν την τοποθέτηση και ρύθμιση όλου του σχετικού εξοπλισμού (μικροφώνων, ηχείων monitor, προβολέων, φωτιστικών, κλπ.), την αρχική ρύθμιση τους με βάση τις απαιτήσεις (technical rider), τις οδηγίες και σχεδίου (stage plan) του συμβαλλόμενου ώστε να είναι πλήρως λειτουργικά πριν την έναρξη της εκδήλωσης ή των δοκιμών (sound check), την προσαρμογή και ρύθμιση κατά τη διάρκεια των προβών-μέγιστης διάρκειας 3 ωρών-, την κάλυψη της εκδήλωσης και την αποσύνδεση και απομάκρυνση του εξοπλισμού μετά το πέρας της εκδήλωσης. Υπηρεσίες ηχολήπτη-φωτιστή (εφόσον υπάρξει χρέωση παροχής υπηρεσίας φωτισμού) πέραν της παραπάνω διάρκειας, κοστολογούνται επιπρόσθετα και σύμφωνα με τον σχετικό κατάλογο των Πρόσθετων Τεχνικών Υπηρεσιών. Το ΣΠΚ σε καμία περίπτωση δεν ευθύνεται για καθυστερήσεις που οφείλονται στην μη πλήρη, έγκυρη και έγκαιρη ενημέρωση τους για τις τεχνικές απαιτήσεις της εκδήλωσης ή την μη έγκαιρη προσέλευση των συμμετεχόντων για τις δοκιμές τις ώρες που έχουν συμφωνηθεί.
  13. Η ηχητική κάλυψη παρέχεται από την υπάρχουσα υποδομή της κυρίας κονσόλας (FOH) του ΣΠΚ, η οποία επιτρέπει και περιορισμένη κάλυψη των απαιτήσεων ελέγχου ήχου σκηνής (έως 4 κανάλια). Πλήρης κάλυψη ελέγχου ήχου σκηνής (stage monitor) καλύπτεται από χρήση δεύτερης κονσόλας και ηχολήπτη, με κόστος που ορίζεται στον σχετικό κατάλογο των Πρόσθετων Τεχνικών Υπηρεσιών. Ανεξάρτητα από την ανάγκη χρήσης της κονσόλας σκηνής (stage), υπηρεσίες δεύτερου ηχολήπτη του ΣΠΚ κρίνονται απαραίτητες για εκδηλώσεις μεγάλης κλίμακας (με μικρόφωνα-κανάλια εισόδου > 16 και ηχεία monitor > 4).
  14. Για την άρτια ηχητική και φωτιστική κάλυψη όπως και για την κοστολόγηση της εκδήλωσης, απαιτείται ο συμβαλλόμενος να καταθέσει πλήρη λίστα τεχνικών απαιτήσεων (technical rider) και διάγραμμα σκηνής (stage plan) καθώς και πρόγραμμα δοκιμών, με την υπογραφή της σύμβασης. Σε αντίθετη περίπτωση, το ΣΠΚ δεν θα είναι σε θέση για έγκαιρη και πλήρη κάλυψη των τεχνικών απαιτήσεων. Σε περίπτωση καθυστέρησης παροχής των παραπάνω πληροφοριών, όπως και απόκλισης από τις δηλωθείσες τεχνικές απαιτήσεις, το ΣΠΚ επιφυλάσσεται να τροποποιήσει τη Σύμβαση και να αναδιαμορφώσει το κόστος της εκδήλωσης.
  15. Σε περιπτώσεις ειδικών απαιτήσεων για χρήση ηχητικού ή και φωτιστικού εξοπλισμού που δεν παρέχεται από το ΣΠΚ, ο διοργανωτής έχει τη δυνατότητα χρήσης συμπληρωματικών κινητών εξαρτημάτων και υποσυστημάτων (μικρόφωνα, ηχεία ελέγχου σκηνής (monitor), μουσικά όργανα-backline, επεξεργαστές και καταγραφείς ήχου, προβολικά συστήματα, φωτιστικές μονάδες, κλπ.) μέσω ανεξάρτητης μίσθωσης από εξωτερικούς προμηθευτές. Ο εξοπλισμός αυτός θα πρέπει να είναι συμπληρωματικός και πλήρως εναρμονισμένος με τις υπάρχουσες τεχνικές υποδομές του ΣΠΚ και θα επιλέγεται μετά από έγκριση και συνεννόηση με το τεχνικό προσωπικό και τον Τεχνικό Σύμβουλο του ΣΠΚ. Ο εξοπλισμός θα πρέπει να βρίσκεται εγκαίρως διαθέσιμος στο χώρο κατόπιν συνεννόησης με το τεχνικό προσωπικό του ΣΠΚ, προκειμένου να ενσωματωθεί με το υπάρχον σύστημα για την διεξαγωγή των δοκιμών.
  16. Οι Αίθουσες του ΣΠΚ διατίθενται για ηχογραφήσεις ή/και βιντεοσκοπήσεις χωρίς ακροατήριο μετά από υποβολή σχετικής Αίτησης και Τεχνικού Δελτίου όπου καταγράφονται το αντικείμενο, ο αριθμός συμμετεχόντων, η διάρκεια και το ωράριο χρήσης και ειδικές τεχνικές απαιτήσεις. Ηχογραφήσεις πραγματοποιούνται με χρήση εξωτερικού εξοπλισμού μέσω ανεξάρτητης μίσθωσης. Ο εξοπλισμός αυτός θα πρέπει να είναι πλήρως εναρμονισμένος με τις υπάρχουσες τεχνικές υποδομές του ΣΠΚ και θα επιλέγεται μετά από έγκριση και συνεννόηση με το τεχνικό προσωπικό και τον Τεχνικό Σύμβουλο του ΣΠΚ. Για χρήση ηχογράφησης ο συμβαλλόμενος θα χρησιμοποιεί εξωτερικούς ηχολήπτες μέσω ανεξάρτητης μίσθωσης. Η διαδικασία ηχογράφησης θα πραγματοποιείται υπό την καθοδήγηση και επίβλεψη του τεχνικού προσωπικού του ΣΠΚ όπως και της αδιάλειπτης παρουσίας του και παροχής βοήθειας καθ’ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης. Ο συμβαλλόμενος θα καταβάλει στοιχειώδες μίσθωμα για την υπηρεσία επίβλεψης, το οποίο καθορίζεται στον τιμοκατάλογο του ΠΣΚ. Θα καταβάλει επίσης, το Ανελαστικό Κόστος το οποίο θα προκύψει σύμφωνα με την ακριβή διάρκεια χρήσης κατά την ηχογράφηση. Επιπλέον, ο συμβαλλόμενος είναι υποχρεωμένος να καταγράφει εμφανώς και να αναφέρει το ΣΠΚ ως τον χώρο όπου πραγματοποιήθηκε η ηχογράφηση-βιντεοσκόπηση σε οποιοδήποτε ηλεκτρονικό ή άλλο προϊόν ή μέσο διανομής χρησιμοποιηθεί για την μετέπειτα διανομή του υλικού της ηχογράφησης.
  17. Εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται στο ΣΠΚ είναι δυνατό να φωτογραφίζονται, να βιντεοσκοπούνται ή και να ηχογραφούνται ή και να αναμεταδίδονται ηλεκτρονικά ή διαδικτυακά μόνο από άτομα σχετικά με τη διοργάνωση ή διαπιστευμένους εκπροσώπους μέσων μαζικής επικοινωνίας, μετά από συνεννόηση και σύμφωνη γνώμη των διοργανωτών και προηγούμενη συνεννόηση με το προσωπικό του ΣΠΚ. Στην περίπτωση όπου απαιτείται παροχή ηχητικού σήματος από την κονσόλα μίξης, από προσωπικό που εμπίπτει στην παραπάνω κατηγορία, θα πρέπει να αυτό να γίνεται τουλάχιστο 1 ώρα πριν την έναρξη της εκδήλωσης. Σε αντίθετη περίπτωση, το ΣΠΚ δεν είναι υπεύθυνο για τυχόν αδυναμία κάλυψης των απαιτήσεων παροχής.
  18. Για οιαδήποτε υποχρέωση που αφορά πνευματικά δικαιώματα οπτικοακουστικού υλικού που καταγράφεται ή αναμεταδίδεται με οιανδήποτε τρόπο σε εκδηλώσεις στους χώρους του ΣΠΚ, η ευθύνη εμπίπτει αποκλειστικά στα άτομα που καταγράφουν το υλικό αυτό, είτε αυτό γίνεται με γνώση και συνεννόηση των διοργανωτών ή και του ΣΠΚ, είτε αυτό γίνεται με πρωτοβουλία του καταγράφοντος.
  19. Για την τελική γνωμάτευση σε ανακύπτοντα τεχνικά θέματα που αφορούν σε διαφορές μεταξύ συμβαλλομένου και του τεχνικού προσωπικού του ΣΠΚ, υπεύθυνος είναι ο εκάστοτε Τεχνικός Σύμβουλος του ΣΠΚ.

  1. Γίνεται με την υπογραφή της Σύμβασης, μετά την οποία ο ενδιαφερόμενος αναλαμβάνει πλήρως την ευθύνη λειτουργίας και τη διαφύλαξη των περιουσιακών στοιχείων του ΣΠΚ που παραλαμβάνει και ευθύνεται στο ακέραιο για κάθε απώλεια ή φθορά τους.
  2. Ευθύς μετά τη λήξη της εκδήλωσης, οι χώροι και τα υλικά παραδίδονται στο ΣΠΚ και καταγράφονται τυχόν απώλειες ή φθορές και εφόσον απαιτηθεί  και η αποτίμησή τους από τον Τεχνικό Σύμβουλο του ΣΠΚ και την Τεχνική Υπηρεσία του Πανεπιστημίου.

  1. Η Κυκλοφορία Προσώπων επιτρέπεται μόνο μετά την παραλαβή των χώρων του ΣΠΚ υπό την απόλυτη ευθύνη του διοργανωτή της εκδήλωσης. Διευκρινίζεται ότι το προσωπικό του ΣΠΚ δεν φέρει καμία ευθύνη για την ασφάλεια των συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια των προβών και των εκδηλώσεων.
  2. Η Διακίνηση Αντικειμένων εισάγονται εντός του ΣΠΚ με «Δήλωση Εισαγωγής» ή «Δελτίο Αποστολής», που συντάσσεται σε δύο αντίτυπα και σφραγίζεται κατά την εισαγωγή τους. Η εξαγωγή τους από τους χώρους του ΣΠΚ γίνεται με το ένα αντίτυπο που παραδίδεται στον ενδιαφερόμενο.

Η διαδικασία κατοχύρωσης ή διασφάλισης των πνευματικών δικαιωμάτων της κάθε εκδήλωσης βαρύνει απολύτως τον διοργανωτή και όχι το ΣΠΚ. Σε περίπτωση που το Πανεπιστήμιο ή άλλος φορέας ενδιαφέρεται για τα πνευματικά δικαιώματα της εκδήλωσης, αυτό αποτελεί αντικείμενο ξεχωριστής διαδικασίας σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.

Αντίστοιχη είναι και η διαδικασία αναμετάδοσης με οποιοδήποτε μέσο της πραγματοποιούμενης εκδήλωσης.

  1. Η ΕΕΕ δικαιούται να ελέγχει οποτεδήποτε την τήρηση των συμφωνηθέντων.
  2. Οι χρήστες έχουν την αποκλειστική ευθύνη της ασφαλούς διεξαγωγής της εκδήλωσης με την διασφάλιση θεμάτων όπως: την τήρηση του μέγιστου αριθμού συμμετεχόντων σύμφωνα με την χωρητικότητα των χρησιμοποιούμενων χώρων, την τήρηση των κανόνων ασφαλείας και υγιεινής, τον έλεγχο της ασφάλειας των εξωτερικών χώρων του ΣΠΚ, την ασφαλή χρήση των μηχανισμών και των λοιπών εγκαταστάσεων του ΣΠΚ.
  3. Η πρώτη σειρά καθισμάτων της Κύριας Αίθουσας Ι.1 και του Αμφιθεάτρου Ι.4 δεν θα διατίθεται προς πώληση εισιτηρίων από τον εκάστοτε διοργανωτή εκδήλωσης, προκειμένου να καλύπτει την πιθανότητα συμμετοχής των μελών της ακαδημαϊκής κοινότητας του Πανεπιστημίου Πατρών.
  4. Απαγορεύεται:
    α. Η χρήση χώρων που δεν έχουν διατεθεί και δεν αναφέρονται σαφώς στη Σύμβαση.
    β. Η μεταβολή της διαρρύθμισης των χώρων (τοποθέτηση καθισμάτων και άλλων αντικειμένων στους διαδρόμους των Αιθουσών, η παρεμπόδιση των εξόδων, κλπ.).
    γ. Η χρήση για λόγους διαφορετικούς από εκείνους που αναφέρονται στη Σύμβαση.
    δ. Φωτογράφηση – βιντεοσκόπηση με φλας.
    ε. Η επικόλληση αφισών ή αυτοκόλλητων και η ανάρτηση ή στερέωση αντικειμένων με καρφιά σε οποιονδήποτε χώρο.
    στ. Η τοποθέτηση διαφημίσεων μη σχετικών με την εκδήλωση.
    ζ. Η υπεκμίσθωση των διατιθεμένων χώρων (ολική ή μερική) ή η δωρεάν διάθεση σε τρίτους.
    η. Η χρήση εύφλεκτων υλικών, η δημιουργία οποιασδήποτε εστίας πυρός, το κάπνισμα και οποιαδήποτε άλλη ενέργεια μπορεί να δημιουργήσει κίνδυνο στην ασφαλή διεξαγωγή της εκδήλωσης.
    θ. Η κατανάλωση τροφίμων και ποτών εντός των Αιθουσών.
    ι. Ανθοδέσμες, άνθη, κουτιά γλυκισμάτων- εδεσμάτων, τσίχλες και γενικώς υλικά που μπορούν να ρυπάνουν σοβαρά τους χώρους.
  5. Οι χρήστες του ΣΠΚ είναι υποχρεωμένοι να αποκαταστήσουν κάθε ζημιά που προκλήθηκε κατά την διάρκεια της χρήσης των χώρων του ΣΠΚ (χρόνος και χώρος ευθύνης τους) έστω και αν αυτή προκλήθηκε από τρίτους. Για την αποκατάσταση των φθορών ή φθορών γίνεται ανάλογη χρέωση από την ΕΕΕ μετά από σχετική κοστολόγηση της απώλειας ή φθοράς.
  6. Με την υπογραφή της σύμβασης και του πρωτοκόλλου παραλαβής των χώρων του ΣΠΚ ο διοργανωτής αναλαμβάνει πλήρως την ευθύνη λειτουργίας των χώρων που αναφέρονται στη σύμβαση. Από τη στιγμή αυτή και μετά το ΣΠΚ δεν ευθύνεται για πραγματικά ελαττώματα ή ελλείψεις των χώρων που παραχωρεί προς χρήση, ούτε για απώλειες, βλάβες ή φθορές υλικών που εισάγονται στους χώρους πραγματοποίησης της εκδήλωσης.
  7. Οι χρήστες του ΣΠΚ είναι αποκλειστικά υπεύθυνοι για κάθε ατύχημα που ενδεχομένως θα προκληθεί κατά τη διάρκεια των εκδηλώσεών τους στους χώρους που τους παραχωρούνται. Το ΣΠΚ δεν υπέχει οποιαδήποτε ευθύνη, σε περίπτωση δε που θα θεωρηθεί τυχόν υπόλογο έναντι τρίτων, οι χρήστες είναι υποχρεωμένοι να αποκαταστήσουν κάθε ζημιά του (υλική ή ηθική) από τον λόγο αυτό.
  8. Στους παραβάτες των απαγορεύσεων ή των όρων του παρόντος, επιβάλλονται από την ΕΕΕ πρόστιμα, που εισπράττονται από την εγγύηση και αφαιρείται το δικαίωμα συνέχισης της εκδήλωσης, χωρίς οποιαδήποτε ευθύνη του ΣΠΚ για τις ζημιές τους από τη διακοπή αυτή.
  9. Οι ανεξόφλητες χρηματικές ή άλλες οφειλές προς το ΣΠΚ επιβαρύνονται με νόμιμο τόκο κατά μήνα από την έκδοση του σχετικού τιμολογίου.

  1. Η ΕΕΕ έχει δικαίωμα να τροποποιεί ή να συμπληρώνει τον παρόντα κανονισμό, ενημερώνοντας ταυτόχρονα τους ενδιαφερόμενους. Οι μεταβολές είναι δεσμευτικές εφόσον γνωστοποιηθούν έγκαιρα (πριν την υπογραφή της Σύμβασης).
  2. Από την υπογραφή της σύμβασης τεκμαίρεται η ανεπιφύλακτη αποδοχή του παρόντος κανονισμού από τον ενδιαφερόμενο, που είναι υποχρεωμένος να εφαρμόζει πιστά τις διατάξεις που περιλαμβάνονται σε αυτόν καθώς και τις υποδείξεις των Υπηρεσιών/Οργάνων του ΣΠΚ.
  3. Ο παρών Κανονισμός λειτουργίας θεωρείται αναπόσπαστο τμήμα της σύμβασης χρήσης των χώρων του ΣΠΚ.
  4. Θέματα που δεν ρυθμίζονται από τον παρόντα Κανονισμό και την σύμβαση ρυθμίζονται με απόφαση της ΕΕΕ ύστερα από αίτηση του ενδιαφερομένου.
  5. Παράβαση οιουδήποτε όρου του παρόντος Κανονισμού συνεπάγεται την άμεση ανάκληση της διάθεσης των χώρων.
  6. Για τις διαφορές μεταξύ ΣΠΚ και κάθε τρίτου, αποκλειστικά αρμόδια είναι τα Δικαστήρια των Πατρών.

Κανονισμός Λειτουργίας (σε αρχείο PDF)